如何搞好监理资料管理

建立监理机构内部责任制和工作制度。

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂,专业各异,不论是总监理工程师,还是专职资料员,仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点,制定“谁监理、验收,谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此监理机构内部必须明确分工,划分监理工作范围,建立内部责任制。监理工作范围清楚了,监理资料的责任也就明确了。专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料(含附件)的收集汇总及整理,分部工程验收完毕,即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。资料员负责监理资料的验收、分类整理。为了保证监理资料管理工作的有序进行,项目监理机构还应建立内部工作制度,确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度,保证岗位不缺人,工作有人做,资料有人管,监理日记有人记,确保监理资料的连续性、完整性。

监理人员汇报监理工作时,应同时汇报监理资料的情况。总监理工程师在检查监理人员工作时,也应同时检查其负责的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理人员的工作质量。

要重视对施工资料的监理。

监理资料管理要做到及时、真实、有序,在施工监理的全过程中,还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录,是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上,对工程实体进行检查,以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求,则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起,同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标,步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要的工作内容。

施工资料也是日后施工单位质量责任的证据。施工单位有义务做好施工资料的管理。为了促使施工单位对施工资料管理的重视,在第一次工地例会上就要强调施工资料的重要性,要交代有关施工报验工作的程序和基本条件。特别在施工准备阶段一定要严格把关,坚持报验必须资料先行,各项施工资料必须真实、合格的原则。在平时的工程例会上也要多次重申,并争取获得业主的理解和支持。

加强与业主的沟通,争取业主的理解和支持。

监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与业主的沟通,争取业主的理解和支持,监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等等,都由业主提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。对施工资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持,否则工作很难开展,监理资料的管理工作就难以落实。

监理日记是总监检查监理工作、监理资料的主线。

监理日记是逐日记录监理工作和施工活动的重要资料,内容涉及工程建设的全方位,时间的连续性强,它是总监检查监理工作和监理资料的重要线索。

总监应每天签阅监理日记,这样既检查了监理人员的工作,又熟悉了监理情况。对于监理日记的检查,总监理工程师可根据监理人员的职责和施工进度,检查监理日记是否有漏记部分,例如:工程施工已到基础验收阶段、工程项目某单元的土建。专业的监理日记中应有该单元的施工方案报验、材料报验、测量放线报验、基础隐蔽工程报验等事项;如期间内有召开工程例会、质量问题处理等事项也应有记录。以这些记录为依据,可再进一步检查该监理人员负责的监理资料是否完整、及时、分类有序。如监理日记中记载水泥进场报验,可核查当天有无水泥报验单,并检查所附的水泥合格证、准用证等质量证明资料是否齐全、有效;如当天有测量放线报验记录,可检查当天是否有测量放线报验单,并检查所附的施工单位自检资料及测量成果、监理复测记录等。还可以根据有关监理资料来核查监理日记。如:根据某一份原材料报验单的日期,检查该天的监理日记是否有记录等。这样不但检查了专业监理工程师所负责的监理资料,也同时检查了监理工作的质量。监理日记审阅后,总监理工程师应签字留下记录。目前有的监理日记记录过于简单,内容不完整;有的记录内容不准确,只记录施工形象进度,监理工作内容却未认真记录,有的记录日期与施工资料不相吻合等。对于监理日记的缺陷,总监理工程师应及时检查,督促改正。这样,总监理工程师通过监理日记的核查,既能掌握每个监理人员的工作情况,同时也可以督促监理人员按规范要求做好监理工作。

实践证明,要做好监理资料的管理,应在提高监理人员素质的基础上,总监理工程师应予重视,完善制度,落实责任,勤于检查督促。这样,工程竣工后就能留下一份满意而放心的监理资料。