工程资料归档管理重要性

系统的工程资料管理是施工管理程序化、规范化、制度化的具体体现,是工程建设各方主体在依法建设、现场管理、质量控制的原始记录,是建设工程施工质量的重要组成部分。

它既是全面了解建设工程情况不可或缺的部分,也是建设工程一旦发生质量缺陷和安全事故等问题后,作为原因调查、事故分析乃至确定责任的重要依据。

资料员应做好工程资料收集、整理、传递、编目、归档、保存、移交等工作;项目经理、监理工程师负责督促施工单位提交资料并审核把关,建立并记录工程台账,及时提交资料员归档;工程部负责人统筹管理,安排人员协助资料员完成资料归档相关工作,并按制度要求审核相关资料,确保工程竣工资料验收和工程结算顺利完成。

工程部资料室安全管理

工程部资料室独立设置,安装防盗门(网),配备消防器材,符合防火、防盗、防潮等基本要求。无关人员不随意进入资料室。资料室不堆放和工程资料无关物品。

工程资料收发―工程部资料员负责工程资料的收发,且登记收发文台帐,做到每份资料可追溯。

 

工程资料借阅

1、借出的工程资料必须保证原样归还,不得损坏、拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记,资料员应仔细核对归还的资料。

2、国家法定长假前,所借出的工程资料原则上应归还资料室。

3、本部门人员调动或离职时,资料员督促其归还借阅资料,在归还后方可办理调离手续。

较重要的资料(如检测报告、验收文件等)建议扫描存档。台风等恶劣天气,受影响地区的资料应采取转移、加固等措施,确保资料安全,同时对电脑文件进行备份。

与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件,均应收集齐全,整理归档。

工程部资料室应将建设单位、监理单位、施工单位(包括总包、分包单位)的工程资料统一归档。

对于外委监理项目,外委监理单位的监理资料也应归档管理。

资料归档不齐全分析

1、施工单位提交资料严重滞后—催办,发书面通知或进度款控制。

2、施工单位提交的资料,工程师审核签字太慢——及时审核后交给资料室,避免滞压,资料员提醒督促工程师。

3、施工单位仅提交一份资料,工程师签字审核后返还施工单位—要求施工单位一次性提交足份。

4、施工单位提交足份,工程部审核完毕后全部返还施工单位,未存档—所有提交到工程部审核的资料必须存档一份后,余下的份数返还施工单位,资料员控制。

5、施工单位提交资料给工程师后找不到了——所有资料的收发由资料员对接,登记收发台帐。

6、资料不合格退回施工单位整改后,无人跟进,施工单位迟迟未提交—责任工程师应有相关记录,资料员收发文台帐上也备注清楚,要求施工单位限时整改提交。

7、由于人员调动、离职,未做好资料交接。-—-工程师办理调离手续时,资料员查看“收发文台帐”、“资料借阅台帐”,交接资料后方可办理手续。